El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la sociedad ARCO SISTEMAS S.A.S., (en adelante, ARCO), en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales ARCO garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, permitiendo a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data
Contenidos de la base datos
En las bases de datos de ARCO se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, ARCO puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de ARCO es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países. En cumplimiento de deberes legales, ARCO podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. ARCO velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
FinalidadLa información recolectada por ARCO tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto y las actividades asociadas a este y a la relación entre ARCO y los titulares. Además, ARCO guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. En razón a su actividad, ARCO almacena información sobre consumidores, participantes de programas de mercadeo y redes sociales que voluntariamente las han entregado para promoción de sus actividades comerciales
Derechos de los titulares
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ARCO o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ARCO, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.• Ser informado por ARCO o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que ARCO o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
Obligaciones de Arco
ARCO deberá:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Persona o área responsable
•Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: Entidad: ARCO SISTEMAS S.A.SDependencia: Calle 106 No. 53-39 Of 207 Ed. COSMOPOLITAN Bogotá D.C, Colombia Correo electrónico:datos.personales@arco365.com Teléfono (031) 2877593
Procedimiento de presentación y respuestas de consultas
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de ARCO, o sus causahabientes, podrán consultar los datos en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Procedimiento de presentación y respuestas de consultas queja y reclamos
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
• identificación del Titular
• descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• dirección del titular
• documentación que se quiera presentar como prueba
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia de la base de datos
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de ARCO estarán vigentes a partir del día veintisiete (27) de julio de 2013. ARCO se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por ARCO se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de ARCO o una obligación contenida en un contrato entre ARCO y el Titular
Texto de autorización
Se establece que el texto a ser presentado en la página corporativa y que debe ser incluido en cualesquiera de los documentos o sitios en los que hubiere obligación para solicitar la autorización de tratamiento de datos personales es el siguiente: En atención a que es de mi interés desarrollar una relación o vínculo comercial o civil con ARCO SISTEMAS S.A.S en adelante ARCO, identificada con el NIT. 830.011.704, domiciliada y ubicada en Bogotá – Colombia en la Calle 106 No. 53 – 39, teléfono 2877598 y página web: www.arco365.com, como titular de los datos al diligenciar y firmar este formulario autorizo de manera expresa a recolectar, almacenar, tratar y usar los datos suministrados, así como a transferirlos a sus filiales, junto con la información obtenida para revisar, ratificar o actualizar los requisitos para establecer o consolidar la relación comercial o civil; conozco que esta información será objeto de tratamiento sistematizado y compartido por parte de ARCO/Filiales con las siguientes finalidades:
1) Verificar la información entregada para inscripción y/o actualización en la base de datos de clientes potenciales de ARCO.
2) Solicitar documentos adicionales para verificar los requisitos para inscripción como cliente de ARCO.
3) Solicitar y/o verificar referencias comerciales y/o personales.
4) Confirmar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el procedimiento de contratación de ARCO.
5) Realizar el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos y compromisos que ha asumido en virtud de la relación o vínculo existente.
6) Trasmitir los datos a otros proveedores, aliados estratégicos y filiales con el fin de adelantar actividades conjuntas.
7) Remitir información comercial sobre los productos y/o servicios de ARCO y sus filiales en desarrollo de su objeto social a través de diferentes canales.
8) Compartir solo bajo autorización expresa la información contenida en las bases de datos de los clientes.
9) Adelantar las actividades derivadas de la relación normal de la contratación de bienes o servicios o con un tercero con quién celebre acuerdos de colaboración.
10) Invitarlo o convocarlo a participar en los diferentes eventos programados para los clientes.11) Inscripción o actualización como deudor de ARCO con el fin de poder realizar la gestión de cobro a través de un tercero en caso de generar un vínculo comercial o civil y
12) Generar estadísticas e informes de carácter interno. ARCO como responsable de los datos podrá adelantar estas finalidades a través de medios físicos, electrónicos o telefónicos.
En los casos en que actué como encargado del tratamiento de datos está obligado a implementar las medidas de seguridad correspondientes al nivel de seguridad establecido en el Documento de Seguridad de la información, cumplir las normas vigentes establecidas por el Gobierno Colombiano en relación con la protección de datos personales, cumplir los principios y lineamientos establecidos en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, dar aplicación a las obligaciones del responsable garantizando el cumplimiento de la Política y abstenerse de dar un fin distinto a los datos al establecido en el cuerpo del contrato, a transferirlos, trasmitirlos, comunicarlos, a usarlos en su favor o de terceros, lo cual es un incumpliendo las estipulaciones del mismo. Declarado que conozco y puedo consultar la “Política de Tratamiento de Datos Personales” en www.arco365.com/protecciondedatospersonales, resolver dudas e inquietudes relacionadas con el tratamiento de los datos por parte de ARCO, presentando solicitudes y/o ejerciendo los derechos como titular de la información escribiendo al correo datos.personales@arco365.com, o en cualquiera de sus sedes, en cumplimiento con lo descrito en el Artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015. Y que mis derechos como titular de datos personales son: (i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento. (ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. (iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
